Magazin

Saveti za organizaciju događaja

niscafe

Organizovanje događaja može biti zahtevan zadatak, bilo da je u pitanju mali skup ili događaj za veliki broj ljudi. 

Od pronalaženja savršenog mesta do bavljenja listom gostiju, postoji bezbroj stvari koje treba uzeti u obzir prilikom planiranja događaja. 

Ukoliko je organizacija događaja vaša nova obaveza, obradovaće vas što smo Istražili umesto vas i ovom tekstu ćemo vam pomoći i dati osnovne savete za organizovanje događaja, uključujući pronalaženje idealnog prostora za događaje, odabira prave hrane i pića, upravljanje listom gostiju i još mnogo toga.

Pronalaženje idealnog prostora za događaje

Jedan od najvažnijih aspekata organizacije događaja je pronalaženje idealne sale za događaje. Sala za događaje koju odaberete može postaviti ceo ton vašem događaju i uticati na ukupno iskustvo vaših gostiju. Evo nekoliko stvari koje treba uzeti u obzir kada tražite idealnu salu za vaš događaj:

Veličina: Uverite se da je sala za događaje odgovarajuće veličine za vaš događaj. Uzmite u obzir broj gostiju koje ćete pozvati, kao i svaki dodatni prostor koji će vam trebati za aktivnosti, dekoracije i još mnogo toga.

Lokacija: Izaberite lokaciju koja je pogodna za pristup vašim gostima. Uzmite u obzir blizinu javnog prevoza, dostupnost parkinga i opštu bezbednost lokacije.

Sadržaji: Razmotrite pogodnosti koje sala za događaje nudi, kao što su AV oprema, ketering usluge i još mnogo toga. Ovo vam može uštedeti vreme i novac i učiniti da vaš događaj teče glatko.

Budžet: Uverite se da se sala za događaje uklapa u vaš budžet. Uzmite u obzir sve dodatne naknade, kao što su naknade za čišćenje i podešavanje, kada upoređujete cene.

Odabir prave hrane i pića

Još jedan važan aspekt organizacije događaja je odabir prave hrane i pića. Hrana i pića koje odaberete mogu uticati na celokupno iskustvo vaših gostiju i ostaviti trajan utisak. 

Evo nekoliko stvari koje treba uzeti u obzir kada birate hranu i piće za vaš događaj:

Ograničenja u ishrani: Obavezno pitajte svoje goste o svim ograničenjima u ishrani ili alergijama koje mogu imati. Razmislite o ponudi raznih opcija, uključujući vegetarijanske, veganske i opcije bez glutena.

Ketering: Razmislite o angažovanju profesionalne ketering usluge kako biste obezbedili hranu i piće visokog kvaliteta. Potražite restoran, kafanu ili ketering agenciju sa iskustvom u ugostiteljskim događajima sličnim vašim.

Budžet: Uverite se da se hrana i piće koje odaberete uklapaju u vaš budžet. Razmislite o pregovaranju o cenama ili da se odlučite za jeftinije opcije, kao što je obrok na bazi švedskog stola.

Pića: Razmislite o ponudi raznih pića, uključujući alkoholne i bezalkoholne opcije. Pobrinite se da obezbedite da svi imaju pri ruci dovoljno vode, naročito ukoliko događaj organizujete tokom toplih prolećnih ili letnjih dana ili ako pravite događaj na otvorenom.

Upravljanje listom gostiju

Upravljanje listom gostiju može biti izazovan zadatak, posebno za velike događaje. Evo nekoliko stvari koje treba uzeti u obzir kada upravljate listom gostiju za vaš događaj:

Pozivnice: Odaberite dizajn pozivnice koji odgovara temi vašeg događaja. Razmislite o korišćenju usluge pozivanja gostiju mejlom da biste imali manje brige oko slanja pozivnica i sličnih obaveza u vezi sa ovim segmentom organizacije.

Odgovori: Obavezno zamolite goste da odgovore na poziv do određenog datuma, tako da možete planirati u skladu sa tim. Nastavite sa organizacijom uzimajući u obzir broj gostiju koji su potvrdno odgovorili, a onima koji nisu pošaljite još jedan “follow-up”, da biste osigurali da znate tačan broj prisutnih.

Sedenje: Razmislite o kreiranju plana sedenja kako biste osigurali da gosti sede u blizini sa ljudima koje poznaju i sa kojima imaju slična interesovanja.

Doček: Postavite sistem za prijavu da brzo i efikasno čekirate goste kada stignu. Razmislite o korišćenju mobilne aplikacije ili onlajn sistema da biste pojednostavili proces prijavljivanja pri ulasku na događaj.

Zabava i aktivnosti

Zabava i aktivnosti mogu učiniti vaš događaj nezaboravnim i prijatnijim za vaše goste. Evo nekoliko stvari koje treba uzeti u obzir kada planirate zabavu i aktivnosti za vaš događaj:

Tema: Odaberite temu za svoj događaj koja odgovara interesovanjima vaših gostiju. Razmislite o angažovanju DJ-a ili benda uživo kako biste obezbedili muziku koja odgovara temi koju ste osmislili.

Aktivnosti: Razmislite o ponudi aktivnosti koje odgovaraju vašoj temi, kao što su foto kabine ili igre. Pobrinite se da obezbedite dovoljno aktivnosti kako bi gosti bili angažovani i zabavljali se tokom celog događaja.

Vreme: Pažljivo planirajte vreme za zabavu i aktivnosti kako biste osigurali da gosti imaju dovoljno vremena da uživaju u svemu što ste im pripremili. Razmislite o tome da imate raspored događaja kako biste goste informisali.

Dekoracija

Konačno, dekorisanje može da poboljša ambijent vašeg događaja i učini ga nezaboravnim za vaše goste. Evo nekoliko stvari koje treba uzeti u obzir prilikom planiranja dekoracije za vaš događaj:

Tema: Odaberite dekoraciju koja odgovara temi vašeg događaja. Razmislite o korišćenju šema boja, rekvizita i drugih ukrasa koji se perfektno slažu uz vašu temu.

Osvetljenje: Osvetljenje može potpuno promeniti ambijent i atmosferu na vašem događaju. Koristite različite tipove osvetljenja, kao što su: sveće, svetiljke ili rasveta, da biste stvorili željeni ambijent.

Cveće i centralni delovi: Cveće i centralni delovi mogu dodati dašak elegancije vašem događaju. Razmislite o korišćenju cveća koje odgovara šemi boja događaja i njegovoj temi.

Signalizacija: Signalizacija može pomoći gostima tokom vašeg događaja. Razmislite o kreiranju znakova za različite oblasti vašeg događaja, kao što su ulaz, toaleti i aktivnosti.

niscafe

Da zaključimo – organizovanje događaja može biti izazovan zadatak, ali uz pažljivo planiranje i pažnju na detalje, može da protekne izuzetno dobro i uspešno. Kada organizujete svoj događaj, ne zaboravite da pažljivo razmotrite svaki od ovih aspekata: salu za događaje, izaberete pravu hranu i piće, osmislite i upravljate listom gostiju, planirate zabavu i aktivnosti i pažljivo osmislite kako ćete dekorisati. 

Prateći naše savete, možete prirediti zaista nezaboravan događaj koji će vaši gosti pamtiti u godinama koje dolaze!

Pročitajte i...